Jeśli aktywnie prowadzisz swój biznes, to na pewno codziennie otrzymujesz dziesiątki maili – mniej i bardziej wartościowych. Część z nich to zwykły SPAM i reklamy, część zapytania ofertowe. Z czasem skrzynka zacznie się zapychać, a Ty będziesz mieć coraz większe problemy z odszukaniem ważnych wiadomości. Nie dopuść do tego, bo to znacznie utrudni Ci pracę i wpłynie na zmniejszenie wydajności. Jak uniknąć wiecznego zapychania skrzynki mailowej? Oto 5 sprawdzonych sposobów.

1. Pobieraj ważne wiadomości na dysk – stwórz specjalny folder do obsługi skrzynki mailowej. Możesz tak skonfigurować pocztę, aby załączniki same zapisywały się na dysku. Wówczas od razu usuwaj je ze skrzynki. Pamiętaj, że pojedyncza wiadomość z załącznikami np. .jpg może ważyć kilkadziesiąt MB. Zapchana skrzynka działa wolno, a po przekroczeniu pojemności zacznie odbijać kolejne wiadomości, co jest wizerunkowym problemem. Ważne jest, aby pobrane wiadomości regularnie backupować.
2. Kontroluj filtry antyspamowe – wiele popularnych programów pocztowych ma wbudowane filtry, które mają wspólną cechę: nie są precyzyjne. W efekcie do SPAM-u mogą trafiać ważne wiadomości od kontrahentów. Dlatego koniecznie wypełnij tzw. białą księgę (podaj zaufane adresy mailowe, z których wiadomości nie będą traktowane jako SPAM). Regularnie zaglądaj też do SPAM-u i usuwaj niechciane wiadomości, pamiętając przy tym, aby czyścić Kosz.
3. Wprowadź zasady dla pracowników – jeśli bez przerwy słyszysz: „Szefie, znowu skrzynka mi się zapchała, trzeba chyba zwiększyć pojemność na serwerze”, to czas najwyższy wymusić na pracownikach stosowanie się do pewnych zasad. Stosując się do pierwszej rady z naszego rankingu naprawdę można zadowolić się skrzynką o pojemności 100-200 MB. Pracownicy powinni pobierać ważne załączniki na serwer wewnętrzny, dlatego dobrze będzie zainwestować w firmowy NAS. Wówczas przestaną narzekać na małą pojemność skrzynki.
4. Nie wysyłaj dużych plików – jest to jedna z podstawowych zasad netykiety, do której jednak wiele osób się nie stosuje. Czy naprawdę musisz wysyłać klientowi 100 MB załącznika z projektem? Nie lepiej robić to przez darmowe programy typu FTP, np. We Transfer czy Dropbox? Klient będzie Ci wdzięczny, a Twoja skrzynka nareszcie przestanie się zapychać. Pamiętaj, że obciążają ją także wiadomości, które zostały wysłane przez Ciebie lub zalegają w kopiach roboczych.
5. Nie podawaj służbowego adresu mailowego tam, gdzie nie jest to potrzebne – jest to oczywiście wygodne, ale ma bezpośredni wpływ na to, że Twoja firmowa skrzynka bez przerwy się przepełnia. Lepiej założyć sobie kilka adresów na komercyjnych platformach typu Gmail czy o2 i wykorzystywać je w celach prywatnych. Porównywarka potrzebuje Twojego adresu, aby wyświetlić Ci oferty ubezpieczeń OC? Podaj adres prywatny, a nie służbowy. Pamiętaj, że w sieci kwitnie handel adresami, czego efektem będzie otrzymywanie przez Ciebie masy SPAM-u i reklam.

Oczywiście możesz zignorować te rady i bez końca zwiększać limit miejsca na serwerze. Jest to jednak droga donikąd. Nie tylko z uwagi na rosnące koszty, ale także spadającą wydajność pracy.