Z pozoru to nic wielkiego i mało która firma uczciwie analizuje ponoszone koszty użytkowania drukarek. Przedsiębiorcy nie kontrolują zużycia papieru, tuszu czy tonerów, bo uznają, że te wydatki są po prostu wliczone w prowadzenie biznesu. Tymczasem w wielu, szczególnie małych firmach, eksploatacja drukarek może pochłaniać nawet kilka procent budżetu! Odpowiedzialne korzystanie z urządzeń i akcesoriów do drukowania przynosi znaczne oszczędności. O czym warto pamiętać? Oto 5 najważniejszych zasad.

1. Wykonaj audyt sprzętu i jego wykorzystania – w małej firmie można to zrobić samodzielnie, w większej konieczne będzie zlecenie tej procedury fachowcom. Chodzi o to, aby ocenić, ile faktycznie jest drukarek w firmie, jaka jest ich klasa, wiek, poziom awaryjności oraz technologia druku. W następnym kroku należy realnie ocenić koszty eksploatacji, czyli policzyć zużywane w ciągu miesiąca ryzy papieru, tusze czy tonery. Dzięki temu przedsiębiorca otworzy oczy i będzie wiedzieć, ile jego firmę kosztuje drukowanie.
2. Optymalizacja wykorzystania drukarek – czy dokumenty przeznaczone do wykorzystania wewnętrznego naprawdę muszą być drukowane jednostronnie? Druk dwustronny, jak łatwo się domyślić, pozwala na obniżenie kosztu papieru o połowę. Oczywiście w niektórych działach firmy nie ma miejsca na takie oszczędności. Właśnie na nie warto przenieść akcent wykorzystania sprzętu drukującego – oddać do ich dyspozycji najbardziej wydajne, a tym samym najtańsze w eksploatacji urządzenia. Działy, które drukują mało, mogą korzystać z drukarek o niższej wydajności, ale muszą także bardzo ekonomicznie korzystać z papieru.
3. Elektroniczny obieg dokumentów – w XXI wieku absurdem jest, aby osoby pracujące w sąsiednich pokojach drukowały jakiś dokument i przynosiły go sobie do oceny. To zupełnie bez sensu – w końcu taki dokument można przesłać drogą elektroniczną czy udostępnić w programie do wewnętrznego obiegu dokumentów. Jest szybciej, łatwiej i oczywiście znacznie taniej. Warto więc zainwestować w oprogramowanie, które umożliwi częściową eliminację obiegu dokumentów w formie papierowej.
4. Wymiana urządzeń – jeśli przeprowadzony audyt wykaże, że firma korzysta ze starych urządzeń, a więc bardzo drogich w eksploatacji, jedynym sensowym rozwiązaniem będzie ich wymiana. Owszem, początkowy koszt będzie spory, jednak przy intensywnym wykorzystaniu ten wydatek szybko się zwróci.
5. Usługi drukarni – wiadomo, że najdroższy jest druk w kolorze. W małej firmie drukowanie kolorowych dokumentów np. na potrzeby promocyjne jest pozbawione sensu. Wyobraźmy sobie papier firmowy z efektownym motywem graficznym. Czy nie lepiej jest zlecić druk np. 2000 kartek profesjonalnej drukarni, a tym samym zaoszczędzić na kosztach eksploatacji drukarki firmowej? Wystarczy policzyć – to się naprawdę opłaca. Drukowanie niektórych dokumentów w firmie nie ma po prostu ekonomicznego sensu.

Warto zwrócić uwagę na to, jakie są koszty eksploatacji urządzeń drukujących w firmie. Wówczas okaże się, że mówimy o niebagatelnych kwotach, z czego większość przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy.