Firmowa poczta e-mail – w domenie czy na bezpłatnym serwerze pocztowym?

Data wpisu: 08.11.2016

Trudno sobie dziś wyobrazić firmę, która nie ma własnej strony internetowej lub przynajmniej adresu e-mail. Kolejne pokolenie klientów nie ma przecież ochoty wertować gazet czy czytać ogłoszeń w książkach telefonicznych w poszukiwaniu wykonawcy jakiejś usługi. Obecność w Internecie jest więc niezbędna dla rozwoju firmy. Jednym z jej elementów jest posiadanie wirtualnego adresu do kontaktu z klientami, czyli poczty e-mail. Do wyboru są zwykle 2 rozwiązania: poczta w domenie lub na bezpłatnym serwerze. Na co się zdecydować? Podpowiadamy.

Poczta na darmowym serwerze – kiepski pomysł

Choć wiele firm szuka różnych sposobów na oszczędności, to akurat wybór darmowej poczty e-mail nie jest najszczęśliwszym rozwiązaniem. Dlaczego? Ponieważ jest to cios w wizerunek firmy. Wyobraźmy sobie przedsiębiorcę dostarczającego podzespoły do maszyn budowlanych, który wysyła ofertę z adresu: maszyny@kwiatuszek.pl. Czy ktokolwiek potraktuje taką wiadomość poważnie? Wątpliwe.

Mimo to nadal można spotkać firmy, które nie widzą problemu w korzystaniu z darmowych serwerów pocztowych. Mniej kontrowersyjnie wyglądają oczywiście adresy zakończone .wp.pl czy .o2.pl, ale to nadal nie jest adres profesjonalny. Przynajmniej nie w oczach ogromnej grupy klientów, którzy oceniając jakość firmy zwracają uwagę na wszelkie szczegóły.

Kolejnym problemem jest to, że darmowe serwery pocztowe cieszą się ogromną popularnością, przez co wiele nazw jest już zajętych. Może się więc zdarzyć, że firma nie będzie mogła umieścić w adresie własnej nazwy. Warto mieć to na uwadze i ewentualnie wcześniej to sprawdzić.

Firmowa poczta e-mail w domenie – najlepsze rozwiązanie

Firmy, które posiadają stronę internetową, najczęściej mają wykupioną na własność domenę – zwykle tworzy ją nazwa firmy i rozszerzenie .pl. Domena jest rejestrowana na konkretnym serwerze. Dysponując oboma tymi elementami warto od razu stworzyć firmowy adres e-mail zbudowany w oparciu o domenę, czyli np. jan.kowalski@firma.pl

O pomoc w skonfigurowaniu poczty można poprosić wykonawcę strony www – udostępni on od razu panel do zarządzania pocztą lub podpowie, w jaki sposób uruchomić adres w zewnętrznym tzw. kliencie poczty (np. usługa Gmail czy Outlook). Nie jest to skomplikowane, a tym bardziej drogie.

Rada

Jeśli firma zakłada, że będzie odbierać mnóstwo maili, warto od razu wykupić więcej miejsca na serwerze.

Adres poczty elektronicznej składający się z nazwy firmy oraz imienia i nazwiska pracownika prezentuje się profesjonalnie i budzi zaufanie. Jest wizytówką firmy i jednym z kluczowych elementów wizerunkowych. Nie należy tego bagatelizować.

Darmowe serwery pocztowe stawiają przed marką istotne ograniczenia, przede wszystkim promocyjne. Inwestycja we własną domenę – śmiesznie niska z punktu widzenia ogólnych kosztów prowadzenia biznesu – jest więc jak najbardziej opłacalna.

Autor wpisu: Soluma IT, Łukasz Żółtowski

Wszystkie działy